Piloter la structuration de la Fonction DSI d’un acteur majeur de la santé

Une importante structure associative est gestionnaire d’établissements de santé privés d’intérêt collectif de grande taille, situés dans plusieurs départements. Elle prend en charge des adultes, enfants, adolescents et personnes âgées en situation de handicap ou de dépendance dans le champ sanitaire et médico-social.

Consciente des enjeux liés à l’évolution du secteur, l’Association s’est engagée dans une phase de transformation de ses structures et process dont le volet informatique représentait un point stratégique majeur visant à :

• Renforcer la prise en charge des usagers,
• Sécuriser les données-patients, améliorer le service aux utilisateurs,
• Moderniser le système IT,
• Optimiser les processus de fonctionnement de la DSI.

La première étape consistant à créer une Direction des Systèmes d’Information centralisée au siège de la Direction Générale, (15 personnes coordonnant leurs actions avec 12 personnes réparties localement dans les établissements) a été compliquée (résistance au changement, difficulté de compréhension des enjeux…).

La Direction Générale a décidé de mettre en place une mission de management de transition pour évaluer les forces et faiblesses de l’organisation, définir les facteurs clés de succès ainsi que les étapes critiques du plan de transformation, avant de recruter le futur titulaire de la fonction SI qui pourra alors s’inscrire dans le temps long de la mise en œuvre opérationnelle du plan.

manager de transition en direction des systèmes d’Information

Michel est intervenu en Direction des Services Informatiques pour ses qualité de cadre expérimenté de transition :

• La maîtrise et la pratique d’une communication adaptée aux périodes de changement,
• Une forte orientation utilisateurs,
• Le pilotage de plans d’amélioration de la performance,
• La connaissance du milieu médico-social et sanitaire.
• Maîtrise de la fonction Direction Opérationnelle,
• Sens de l’organisation fortement développé,
• Ouverture et savoir-faire pour le travail en équipe,
• Forte capacité de négociation.

réussite de la mission de management de transition

Michel Besson, manager de transition, a procédé en 3 étapes :

• La première étape reposait sur : La reprise en main d’une équipe déstabilisée et en recherche de sens, La mise en œuvre en parallèle d’une analyse fonctionnelle de l’organisation.

• La seconde étape consistait en : Un rééquilibrage des équipes IT, La définition des process et procédures permettant de garantir et renforcer : Les modalités d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) et d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA),La confidentialité des données,

• Une troisième étape qui a permis de définir les facteurs clés de succès : Centralisation des données vers un data center unique, Élaboration d’une stratégie de convergence des applications locales, Sécurisation des périmètres d’intervention de la fonction, Définition du chemin critique.

Ce processus complexe ne pouvait être mené à bien que sous conditions : un plan d’action validé et approuvé à chaque étape par la Direction Générale, la maîtrise du fonctionnement d’une DSI au sein d’une organisation multi-sites, la connaissance des enjeux du secteur et une capacité d’écoute assortie d’une force de conviction éprouvée pour faire adhérer au processus de changement les acteurs de la DSI ainsi que les utilisateurs du système.

Michel a ainsi tracé et balisé la route pour son successeur, lui consacrant le temps nécessaire en fin de mission pour accompagner sa prise de fonction et capitaliser sur le travail entrepris, sans temps mort ni à coups.